Платформа Imredi

Оптимизировать ФОТ персонала и увеличить продажи? Это возможно с решением Imredi для управления рабочим временем!

Линейный персонал – это те люди, с которыми взаимодействует покупатель, те, от кого зависит удовлетворенность клиента и продажи. Их работа влияет на то, вернется покупатель снова или нет. Как организовать работу сотрудников так, чтобы на кассе не было очереди, полки были наполнены товаром и клиент остался доволен, избегая при этом профицита персонала на точке?

Определение истинной потребности в персонале часто рождает споры внутри компании. Топ-менеджмент всегда стремится оптимизировать численность и снизить затраты, при этом на уровне руководителей операционного управления и директоров магазинов есть запрос на сотрудников, чтобы выполнить поставленные планы продаж и обеспечить заданный уровень клиентского сервиса. Сбалансировать желания и возможности сторон бывает очень сложно, но от нахождения этого баланса напрямую зависят бизнес-результаты любой розничной сети.

Одновременно с этим планирование смен сотрудников и учет рабочих часов – трудоемкий и ресурсозатратный процесс, с которым сталкивается розничный бизнес. Неоптимальное распределение имеющегося персонала в часы пик и часы с низкой загруженностью приводят к потере продаж, либо к перерасходу ФОТ.

Для решения таких задач Imredi разработала систему класса WorkForce Management. Она включает прогнозирование нагрузки на магазин, инструменты планирования графиков с поддержкой гибких графиков и биржи смен, а также учет рабочего времени и расчет табеля. С помощью решения руководители розничной сети смогут принимать взвешенные управленческие решения на основе данных и оптимально распределять фонд рабочего времени, чтобы сохранить до 5% от фонда оплаты труда (ФОТ) и увеличить продажи до 1,5%. При этом удобные инструменты и автоматизация планирования смен, а также последующий учет отработанного времени освободят время директоров и администраторов магазинов, чтобы они могли сфокусироваться на приоритетных задачах.

Показатели KPI и карточка пользователя в едином мобильном решении Imredi

Комплексное решение Imredi включает в себя:

1
Прогнозирование клиентского трафика и нагрузки на магазин
2
Планирование смен с поддержкой гибких графиков
3
Биржу смен
4
Учёт рабочего времени с биометрией
5
Табелирование
Решение Imredi комплексное, так как его функции дополняют друг друга и создают бесшовную систему, позволяющую оптимально распределять сотрудников и контролировать время их работы, сокращая расходы.

Оценка данных продаж прошлых периодов и других факторов (производственный календарь, сезонность, конкуренты и т.д.) позволяет дать точный прогноз нагрузки на магазин на почасовой основе. Основываясь на этих оценках, а также учитывая плановые и внеплановые задачи в магазине в системе планируются рабочие смены. При этом важно учесть нормативы рабочего времени, доступность сотрудника – его отпуска, больничные, отгулы. Для этого Imredi интегрируется со штатным расписанием и другими системами ритейлера, получая необходимую информацию. Биржа смен и гибкие графики позволяют оперативно управлять укомплектованностью сотрудниками магазина и закрывать пиковые часы. В свою очередь учёт рабочего времени дает возможность контролировать дисциплину и отслеживать фактически отработанное время сотрудниками, формируя полную и понятную отчетность и для руководства, и для дальнейшего расчета заработной платы.

Как обеспечить высокий уровень клиентского сервиса?

Для поддержания высокого уровня сервиса в рознице, необходимо рассчитывать нагрузку на торговую точку и обеспечивать её оптимальным количеством персонала. Это позволит избежать таких ситуаций, когда на кассе возникает очередь, персоналу не хватает рук чтобы вовремя заполнять полки товарами, или наоборот персонала в магазине слишком много, а покупателей нет.

Для решения этой бизнес-задачи Imredi предлагает модуль для прогнозирования почасовой нагрузки и потребности в сотрудниках для каждой торговой точки.

  • Использование алгоритмов ML (Machine Learning) и учет множества факторов, влияющих на трафик покупателей, позволяет точно спрогнозировать нагрузку на торговую точку. Таким образом руководителям магазина смогут принимать правильные решения о количестве персонала.

  • Нормирование трудоемкости операций, поможет распределить время и ресурсы линейного персонала, так чтобы отработать трафик покупателей, но при этом не держать лишний персонал.
Биржа смен: как найти сотрудника на подмену или нанять нового

Как достичь оптимальной укомплектованности торговой точки?

Решение Imredi позволяет уйти от Excel и планировать рабочие графики исходя из прогноза загрузки, трудовых норм и кадровых событий в удобном интерфейсе. При этом решение помогает добиться укомплектованности точки с минимально возможным дефицитом или профицитом персонала. Imredi интегрируется со штатным расписанием, что позволяет автоматизировать процесс формирования планов и отчетов. Система также дает подсказки при планировании рабочих графиков, помогает контролировать ФОТ и соблюдение норм Трудового кодекса и нормативов отработанных часов. Есть возможность настройки бизнес-правил при планировании, например ограничение % дополнительных переработок или размера ФОТ на магазин.
Биржа смен обеспечивает укомплектованность торговой точки и позволяет оперативно закрывать вакантные смены за счет внутренних ресурсов сети или внешних подрядчиков. Руководитель магазина оставляет заявку на выход сотрудника в приложении Imredi. Заявка может быть отдана как на внутренний ресурс компании, так и на аутсорсинг. Сотрудник откликается на заявку и получает возможность дополнительного заработка.
Эффективность биржи смен:
1
Предотвращение потерянных продаж из-за отсутствия сотрудников
2
Отработка пикового трафика потребителей за счёт дополнительного персонала
3
Снижение дефицита кадров за счет привлечения штатных сотрудников
4
Быстрое закрытие запроса на сотрудников от магазина
5
Улучшение клиентского опыта, благодаря необходимому количеству сотрудников (быстрое обслуживание)
Функция гибкие графики позволяет ритейлу перевести часть персонала на работу с гибким графиком в смене. В дополнение к графикам работы 5\2 и 2\2 система поддерживает короткие смены, что позволяет сбалансировать нагрузку на персонал, а также перераспределить затраты на фонд оплаты труда и снизить его соотношение к товарообороту.
Эффекты от внедрения гибких графиков:
1
Укомплектованность персоналом в часы пик
2
Оптимизация распределения сотрудников
3
Балансировка загруженности
4
Гибкие графики для сотрудников
Учёт рабочего времени по биометрии позволяет фиксировать начало и окончание рабочего дня, противодействовать подлогам и попыткам обмана со стороны сотрудников, а также автоматически формировать отчетность по отработанному времени. Модуль учета рабочего времени реализован в составе мобильного приложения Imredi и может быть установлен на любой современный смартфон или ТСД. Таким образом компаниям нет необходимости тратиться на специальные терминалы биометрической идентификации, системы видеонаблюдения или системы управления доступом (СКУД). Подробнее про учет рабочего времени, а также про пять инструментов Imredi для борьбы с кадровым дефицитом и мотивации персонала в ритейле вы можете прочитать тут.
Какие выгоды дает комплексное решение Imredi ритейлу?
недрение решения Imredi позволяет добиться роста розничного товарооборота до 1,5% за счёт повышения качества сервиса на точках продаж и лучшего покрытия персоналом пиковых часов.

При этом точная оценка и прогноз нагрузки на каждый магазин, оптимальное планирование ресурсов и применение гибких графиков ведет к оптимизации фонда оплаты труда ритейлером, сократив затраты на его формирование до 5%.

Автоматизация ручной работы по заполнению планов смен и последующей отчетности по рабочему времени снижает трудоемкость этих процессов в 2,5 раза. Это позволит руководителям магазинов и HR-специалистов высвободить время и сфокусировать работу на персонале и клиентах.

Внедрение учёта рабочего времени с биометрией дает возможность отслеживать и оплачивать только фактически отработанные часы, что приводит к дополнительной экономии ФОТ до 1%.
Комплексное решение Imredi станет полезным инструментом и для линейного персонала, во-первых, за счет лучшей балансировки загрузки задачами в магазине, во-вторых, за счёт возможности дополнительного заработка.
12.09.2022
ООО "Имреди"