Учёт рабочего времени сотрудников: виды, способы и лучшие системы

#Новости #Полезная информация #Imredi WFM

Эффективный учёт рабочего времени — важная часть управления персоналом. Он помогает контролировать рабочую дисциплину, корректно начислять зарплату и избегать проблем с проверяющими органами. В этой статье разберём, какие бывают виды учёта, как вести его правильно и как автоматизировать процесс с помощью современных систем.

Зачем вести учёт рабочего времени?

Контроль рабочего времени решает несколько ключевых задач:

Точный расчёт зарплаты - особенно важно при почасовой оплате или сменных
Соблюдение трудового законодательства - переработки, недоработки, сверхурочные должны фиксироваться.
Оптимизация штата - анализ данных помогает выявить избыточную или недостаточную загрузку сотрудников.
Подготовка отчётности - для бухгалтерии, налоговой и трудовой инспекции.
Повышение дисциплины - снижение опозданий и «прогулов».

Без грамотного учёта рабочего времени сотрудников компания рискует переплачивать за неотработанные часы или получать штрафы за нарушения ТК РФ.

Виды учёта рабочего времени

В зависимости от специфики бизнеса применяют три основных формата:

Поденный учёт рабочего времени

Учитывается ежедневная выработка нормы (обычно 8 часов).
Подходит для стандартного пятидневного графика.
Переработка считается сверхурочными часами.

Применяется для расчета оплаты труда офисных сотрудников, в госучреждениях, предприятиях с фиксированным графиком.

Понедельный учёт

Норма часов считается за неделю (например, 40 часов).
Возможны гибкие графики (скользящие смены, неравномерная нагрузка).

Применяется в IT-компаниях, проектной работе, для расчета зарплаты удалённых сотрудников.

Суммированный учёт

Норма часов рассчитывается за месяц, квартал или год.
Используется при сменных графиках (2/2, сутки через трое).
Позволяет компенсировать переработки в одном периоде недоработками в другом.

Применяется на производстве, в рознице, медицине, охране, логистике.

Способы ведения учёта: от Excel до автоматизаци

Ручные методы (табель в Excel, бумажные журналы). Это самый простой способ ведения учета, который не требует дополнительных расходов на программное обеспечение, но крайне трудозатратен, особенно в условиях масштабирования бизнеса. Высока вероятность ошибок и подделки информации. Один из ярких примеров «злоупотреблений» со стороны сотрудников при такой системе учета - «мертвые души» в магазине, когда фактически сотрудник отсутствует, но получает заработную плату.

Полуавтоматические системы (1С, специализированные программы)
Внедрение специализированных систем, которые позволяют делать расчеты заработной платы на основе введенных вручную данных значительно ускоряет и упрощает работу, а также снижает количество ошибок, но не гарантирует полное их отсутствие, а также высокую достоверность вносимой в систему информации.

Автоматический учёт рабочего времени
Современные системы контроля сотрудников используют:

Биометрию (отпечатки пальцев, распознавание лица)
GPS-трекинг (для мобильных сотрудников)
Электронные пропуска (турникеты, карты доступа)
Фиксацию активности за компьютером

Imredi WFM: автоматизация учёта рабочего времени

Одной из представленных на рынке WFM систем является продукт платформы Imredi — Imredi WFM, в функционал которого входит система учета рабочего времени по биометрии. При выходе на смену и ее закрытии сотрудник делает селфи, которое представляет собой короткое видео, позволяющее исключить подлог в виде фото с планшета, телефона или распечатанного портрета. Система автоматически распознает, живой человек или статичное изображение предоставлено в качестве отметки. Технология сравнивает селфи с загруженным в систему эталоном и подсвечивает администратору любые отклонения.

Одновременная фиксация GPS координат гарантирует нахождение сотрудника в нужном магазине в требуемое время. При отклонении местонахождения (например, если отметка сделана в транспорте или из дома) или времени (в случае опоздания) администратор также будет уведомлен автоматически. Также настройки системы позволяют фиксировать присутствие сотрудника в магазине в течение смены.

Когда внедрять систему автоматизированного учёта?

Внедрение системы учета рабочего времени сотрудников особенно актуально, если:

В компании от 5 филиалов и ручной учёт становится неэффективным.
Растёт количество сменных работников - сложно контролировать вручную.
Есть перерасход ФОТ из-за неточностей в табеле.
Используются устаревшие методы (Excel, бумажные журналы).

Учёт рабочего времени - не просто формальность, а инструмент для повышения эффективности бизнеса. Современные автоматизированные системы, такие как Imredi WFM, помогают минимизировать ошибки, сэкономить время HR-отдела и бухгалтерии, а также повысить дисциплину сотрудников.

Если ваш бизнес растёт — пора переходить от ручных методов к автоматическому учёту рабочего времени!

Позвоните мне

Это интересно