Как сеть «ВинЛаб» повысила эффективность и отказалась от email и мессенджеров в торговых точках. Опыт внедрения платформы Imredi.

В 2023 году «ВинЛаб» нарастила количество магазинов на 23%, до 1700 торговых точек. Направление электронной коммерции по системе click & collect за тот же период выросло более чем в два раза и доля электронной коммерции в общем объеме сети составила 10%. Продолжение экспансии на сотни новых торговых точек и дальнейшее развитие онлайн-продаж было в планах у компании и на будущее.

На этом фоне «ВинЛаб» требовались цифровые инструменты, которые помогли бы поддержать рост сети и обеспечить норму управляемости, повысить эффективность работы сотрудников торговых точек, обеспечить комплектность и повысить заработок сотрудника.

Кроме того, необходимо было адаптировать для розницы e-com и омниканальность, повысить эффективность работы территориальных управляющих. При этом важно было гарантировать гибкость использования технологий как для бизнеса, так и для ИТ.

Для решения вышеуказанных задач в сети «ВинЛаб» остановили свой выбор на продукте Imredi Audit Pro от российской компании Imredi.

На запуск пилотного проекта «ВинЛаб» в 2022 году понадобилось 2 недели. А после достижения плановых бизнес-метрик в 104 тестовых магазинах решение Imredi было растиражировано на всю сеть всего за 3 месяца.

На базе цифровой платформы Imredi в «ВинЛаб» создали единое цифровое рабочее место сотрудника, доступное с мобильного устройства, с такими функциями как:

Рабочим местом обеспечили сотрудников магазинов, территориальных управляющих и руководителей отдела продаж. В мобильном приложении они в любой момент могут увидеть показатели и отчеты своих магазинов и территорий, поставить задачи на каждый магазин в отдельности или на группы магазинов, при необходимости оставить пояснения и приложить рабочие документы, проконтролировать выполнение.

Там же можно спланировать активности в рамках визитов, провести коммуникации с сотрудниками в рамках обратной связи, полученной в привязанных к задачам диалогах.

Ключевые бизнес-правила, которые обеспечивают выполнение плана по продажам и качество обслуживания покупателей, реализуются в рамках специализированных бизнес-процессов, настраиваемых в гибком конструкторе чек-листов в Imredi Audit Pro.

Примерами регулярных процессов, оцифрованных в Imredi, являются: проверка магазина на всех уровнях, открытие магазина, подготовка к пику, закрытие магазина, работа с товарами, подготовка к промоакциям и т. д. Кроме того, настроены сезонные чек-листы и чек-листы под отдельные события (маркет-тур, опросы и т. д.).

Благодаря возможности настройки на платформе любой ролевой модели и загрузки иерархии пользователей в «ВинЛаб» были разработаны чек-листы для руководителей всех уровней.

В связке с чек-листами был развернут модуль управления задачами. Они назначаются как вручную — в мобильном приложении или веб-интерфейсе, так и автоматически — с заданной регулярностью или по результатам ответов в чек-листах.

Руководитель (территории или функции) может ставить в один клик групповые задачи, при этом группировка магазинов возможна по различным бизнес-критериям. Напоминания и уведомления исполнителям приходят автоматически, а статистика по выполнению задач доступна в реальном времени. Задачи, решение которых текущими силами невозможно, могут быть эскалированы на руководителей или смежные подразделения прямо из приложения. Там же любую задачу можно обсудить с коллегами (исполнителем и наблюдателями) во встроенном чате задачи.

Платформа Imredi позволила «ВинЛаб» отказаться от электронной почты, мессенджеров, при переписке в которых нередко размывается суть и теряется самое важное. В компании перевели всю коммуникацию с магазинами в единое мобильное рабочее место. Теперь сотрудник офиса не может просто написать в торговую точку, он должен четко сформулировать запрос к ней через приложение: надо формализовать задачу, обосновать, для чего она нужна, что должно получиться в результате ее выполнения.

Такой подход позволил уменьшить объем «инфошума», убрать лишние действия и шаги, приоритизировать работу и запросы, уйти от нецелевых запросов и непрофильных задач для территориальных управляющих и сотрудников магазинов, легко подключить к задачам все департаменты. В итоге повысилась эффективность работы сотрудников и в торговых точках.

Одна из типовых проблем розницы, с которой также столкнулись в «ВинЛаб» — обеспечение укомплектованности магазинов персоналом. Поэтому один из реализованных проектов «ВинЛаб» с использованием платформы Imredi был направлен на внедрение биржи смен — возможности опубликовать заявку на вакантную смену и получить отклик от сотрудников, готовых выйти на подработку.

Биржа смен была развернута на всю сеть «ВинЛаб», и ей пользуются все сотрудники. Через биржу предоставляются гибкие возможности подработки, и сейчас большая часть всех смен в «ВинЛаб» — это короткие смены, до 4−6 часов.

В результате внедрения биржи смен комплектность выросла на 6%, сотрудники HR стали экономить порядка 12% рабочего времени, и на 10−17% сократилось рабочее время, которое территориальные управляющие тратят на поиски внутреннего персонала в торговой точке.

Задачу по использованию и изучению магазинами меняющихся и вводимых регламентов «ВинЛаб» решил, организовав удобную и простую площадку для работы с документами. На базе платформы Imredi сотрудникам сети «ВинЛаб» доступна база знаний с оперативной справочной информацией, памятками и инструкциями по вопросам работы сети.

Документы в базе знаний распределены по тематическим папкам, к каждому привязаны смарт-теги. Инструкции для сотрудников загружаются в виде коротких, понятных и дружелюбных выдержек в форматах, удобных для просмотра с мобильных телефонов. Такой подход к информационному пространству создал доступную среду и сократил время на поиск актуальных версий, исключив необходимость обращения к стационарному компьютеру или печати планограмм и инструкций. Сегодня сотрудник, находясь в зале, через смартфон, может сверить выкладку с актуальной планограммой и памяткой работы с ней.

Синергия с маркетингом в обеспечении качества выкладки товаров на полке особенно важна. Работа с планограммами — сложный участок в рознице. С учетом текущих внешних давлений у «ВинЛаб» ассортимент меняется на 15−20% раз в квартал, требует постоянного обновления товара на полке и высокого качества выкладки. Сейчас сотрудники торговой точки в режиме онлайн видят актуальную планограмму в базе знаний Imredi для своего формата магазина, т.к. они различаются и с учетом размера точки, адреса и территории.