Разведка боем — 6 секретов эффективного пилота любого ИТ решения

#Новости #Полезная информация

Когда стоит пилотировать ИТ решение, а в каких случаях — переходить сразу к внедрению системы? Как провести тестирование максимально эффективно? Узнайте алгоритм ведения пилота.

Внедрение современных информационных технологий во многие процессы работы компаний стало повседневной нормой, цифровизация проникает во все сферы нашей жизни и, чтобы вырваться далеко вперед в конкурентной среде, нужен настоящий ИТ-«гоночный болид». При этом решений на рынке становится все больше, а внедрение любого нового ИТ-помощника требует не только существенных финансовых вложений, но и человеческих ресурсов на модернизацию внутренних процессов и адаптацию персонала.

Imredi — разработчик цифровой платформы, поэтому у нас есть разработанная на основе многолетней практики методология ведения пилотов и четкое понимание, как нужно делать, а как нет при тестировании любого ИТ-решения. А в каких случаях стоит вообще отказаться от пилотирования системы и сразу переходить к внедрению. В этой статье мы расскажем об основных аспектах, на которые стоит обратить внимание, чтобы в сжатые сроки объективно оценить цифровой продукт в ходе пилотирования.

Важно сразу отметить, что есть ситуации, когда пилотирование системы не требуется:

Бюджет пилота составляет 30% и более годовой стоимости проекта

Бизнес-процессы, планируемые к автоматизации просты, стандартны и их количество ограничено

Нет возможности выделить рабочую группу на пилотирование ИТ-решения

Информации в демо достаточно для принятия решения

Часто дополнительная демонстрация, подробное изучение видеоматериалов о программном обеспечении и знакомство с кейсами и отзывами решают вопрос с проведением пилота. В стандартных кейсах достаточно уделить пару часов, чтобы подробно вникнуть в возможности системы, чтобы исключить дополнительный шаг пилотирования.

В крупных компаниях, где разработаны более сложные бизнес-процессы или бюджет проекта достаточно велик, важно выделить время и создать рабочую группу, чтобы качественно протестировать новую систему до ее разворачивания на всю компанию. Результаты пилота и эффективность дальнейшего внедрения продукта или принятие решения об отказе от него напрямую зависят от подготовки и организации процесса тестирования. В сложных системах выбор будет зависеть от множества факторов, начиная от сроков окупаемости и экономических эффектов, которые дает ИТ-решение, и заканчивая удобством и дружелюбным интерфейсом, мотивирующим сотрудников.

Качественный пилот — как правило достаточно ресурсозатратная история как в финансовом плане, так и с точки зрения вовлеченности команды и включает шесть фундаментальных принципов:

Определение проблем и «болей», которые необходимо закрыть с помощью внедрения цифрового решения, выбор нескольких конкретных бизнес-процессов, которые необходимо оптимизировать. «Полечить» все и сразу, тем более на стадии пилота — недостижимая задача. Это все равно что пытаться одновременно выстирать белье и сполоснуть тарелки в посудомоечной машине — проблема будет не в технике, а в ее неправильном использовании, и ожидания не оправдаются. Выбирайте ограниченное количество простых бизнес-процессов, которые можно автоматизировать в короткие сроки с помощью выбранного вами решения, усложнять и увеличивать количество автоматизированных процессов стоит на этапе масштабирования.

Составление план-графика с указанием сроков и этапов работ. На практике для оценки эффективности ИТ-решения достаточно 1−3 месяца пилотирования системы, в случае сложных проектов пилот может длиться до полугода. Границы пилота позволяют оптимизировать бюджет и мотивировать команду объективными дедлайнами.

Определение метрик пилота и критериев оценки. Объективно оценить итоги пилота можно только сформировав «на берегу» показатели, которых необходимо добиться в запланированные сроки. В пилот рекомендуется подключать ограниченное количество участников и бизнес-процессов, брать максимально упрощенные схемы работы, не забывая, что задача пилота — не довести за короткие сроки систему работы до идеала, а оценить, насколько удобно и полезно использование цифрового решения в конкретных процессах, «измерить» итоги и определить перспективы. Важно, чтобы ожидания были адекватны, а не завышены или слишком занижены. Четкое понимание, какой результат определяет отказ от системы, а какой — ее дальнейшее масштабирование упростит работу в пилоте и подведение итогов как для исполнителя, так и для заказчика. Критерии могут быть количественные и качественные в зависимости от ИТ решения и целей, которых стремится добиться руководство компании от внедрения нового продукта.

Формирование рабочей группы. От того, насколько заинтересована команда на стороне Заказчика и активно вовлечена в тестирование системы напрямую будут зависеть результаты пилотирования. Саботаж конечных пользователей, которые не заинтересованы в освоении нового продукта или отсутствие контроля и участия со стороны бизнес-руководства являются одними из основных причин недостатка объективных данных для оценки пилота.

Гибкость. Лучших результатов в автоматизации добиваются те компании, кто готов к изменениям и внутренней адаптации процессов, а не только к простому внедрению новых технологических решений на текущие подходы к работе. Часто незначительная внутренняя модернизация позволяет несколько хаотичных процессов превратить в один прозрачный и структурированный алгоритм действий, адаптировав его под возможности системы. Важно фиксировать такие инсайты на стадии пилота и внедрять при масштабировании системы.

Анализ результатов. Необходим регулярный промежуточный срез результатов и корректировка стратегии проведения пилота, особенно при внедрении коробочных решений. Индивидуальная настройка под запросы каждой компании возможна только при планомерной обратной связи со стороны заказчика.

На что еще важно обратить внимание в ходе пилотирования любой ИТ системы:

Уровень технической поддержки, консультативную помощь

Экспертизу и опыт сотрудников

Рекомендации и масштаб действующих заказчиков

Надежность подрядчика и конфиденциальность данных

Перспективы развития ИТ-решения и Road Map, которые могут пригодиться компании в других совместных проектах

Это интересно